Datev 2.0 – Änderungen im Datev AddOn

Mit dem Jahreswechsel 2017/18 verliert das bestehende Postversand Format seine Gültigkeit und Buchhaltungsdaten können nur noch mit dem neuen Datev Format übergeben werden. In diesem Zusammenhang stellt SAP Business One ein neues Datev AddOn zur Verfügung, das mit dem neuen „Datev Format“ die Daten übergibt. Mögliche Fragen zu der Umstellung und dem neuen AddOn werden im Lösungsteil dieses Hinweises beantwortet.

Hintergrund der Entwicklung eines neuen AddOns sind Formatänderungen auf der Seite von Datev und rechtliche Änderung im Bereich GoBD (vormals GDPDU).

Was ist bei der Nutzung des neuen AddOns zu beachten?

Aufgrund von rechtlichen Anforderungen der GoBD muss eine eindeutige Zuweisung der Aufwands- und Ertragskonten zu den jeweiligen Steuerschlüsseln möglich sein. Dieses kann in SAP Business One nur gewährleistet werden, wenn im System „Journalbuchung nach Belegzeilen aufteilen“ eingestellt ist. Das heißt auch für die Datev-Übergabe, dass die Daten ab der Umstellung nur übergeben werden können, wenn für ihre Datenbank die Einstellung zuvor vorgenommen worden ist.

Warum muss ich auf „Journalbuchung nach Belegzeilen aufteilen“ umstellen?

Aufgrund der rechtlichen Anforderung durch die GoBD ist es zwingend erforderlich, Buchungen mit Aufteilung zu erzeugen. Dieses ist keine Datev-Anforderung, verbessert aber auch die Datenqualität bei der Übergabe und gewährleistet identische Daten innerhalb beider Systeme, welches im Falle von Finanzprüfungen vorteilhaft ist. Da diese Umstellung zwingend notwendig ist, wurde die neue Datev-Schnittstelle basierend auf der Logik ‚Journalbuchung nach Belegzeilen aufteilen‘ erstellt.

Ab wann können die Daten mit dem neuen AddOn übergeben werden?

Es ist geplant, mit der SAP Business One Version 9.2 Patch 10 das neue AddOn mit dem neuen Datev-Format auszuliefern. Jeder vollständig abgeschlossene Buchungstag mit zuvor aktivierter Einstellung „Journalbuchung nach Belegzeilen aufteilen“ kann dann übergeben werden.

Was ist die Empfehlung von SAP?

Es wird empfohlen, die Einstellung „Journalbuchung nach Belegzeilen aufteilen“ erst für Buchungen ab dem 01.01.2018 zu aktivieren und das komplette Jahr 2017 noch mit der alten Schnittstelle zu übergeben.

Wie lange kann ich ausschließlich die bestehende Datev-Schnittstelle nutzen?

Die Datenholung des bestehenden Datev AddOn in SAP Business One ist zeitlich nicht begrenzt, es werden aber ab Mitte Januar 2018 keine Dateien, die mit dem „Postversandverfahren“ erstellt worden sind, von Datev akzeptiert und die Dateien müssen ab diesem Zeitpunkt mit der neuen Datev Schnittstelle erzeugt werden. Dateien die dann mit dem bestehen Datev AddOn erstellt werden, können dann nicht mehr verwendet werden.

Kann ich nach dem 01.01.2018 auf die neue Datev Schnittstelle z.B. am 01.02.2018 umstellen und was ist die empfohlene Vorgehensweise?

Eine Umstellung ist auch später denkbar, es muss dabei aber beachtet werden, dass das alte Format nur bis Mitte Januar 2018 genutzt werden kann und ab dann die Übergabe mit der neuen Schnittstelle erfolgen muss.

Daher erlaubt es SAP in der neuen Schnittstelle, Daten, die mit der alten Schnittstelle erzeugt worden sind, zu übergeben.
Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

  • Starten Sie das bestehende alte Datev AddOn und führen Sie es für den gewünschten Übergabezeitraum aus. (Die vom alten Datev AddOn erstellten Dateien werden nicht benötigt und können im Anschluss gelöscht werden.)
  • Starten Sie nun das neue Datev-AddOn und generieren hiermit die Übergabedatei mit dem neuen Datev Format. Diese Datei übergeben Sie wie gewohnt an Ihren Steuerberater.

Bitte beachten Sie, dass alle weiteren Funktionen der neuen Schnittstelle wie auch GoBD deaktiviert bleiben, bis „Journalbuchung nach Belegzeilen aufteilen“ aktiviert wurde.

Ab wann sollte „Journalbuchung nach Belegzeilen aufteilen“ für die Datenübergabe eingestellt werden?

Es ist geplant, mit der SAP Business One Version 9.2 Patch 10 das neue AddOn mit dem neuen Datev-Format auszuliefern. Mit dieser Version kann das neue AddON genutzt werden, da mit dieser Version die Funktion „Journalbuchung nach Belegzeilen aufteilen“ für die Datev-Übergabe optimiert wird, empfehlen wir, die Einstellung „Journalbuchung nach Belegzeilen aufteilen“ erst nach Upgrade auf die neue Version zu aktivieren.

Kann ich Daten mit Änderung auf „Journalbuchung nach Belegzeilen aufteilen“ und mit der alten Datev Schnittstelle übergeben?

Da die alte Datev-Schnittstelle auf der Logik ‚Journalbuchungen ohne Aufteilung‘ erstellt worden ist, ist dieses zwar möglich, aber nicht zu empfehlen. Daten, die mit aktivierter Einstellung „Journalbuchung nach Belegzeilen aufteilen“ erstellt worden sind, sollten ab Installation des entsprechenden Patches ausschließlich mit dem neuen Datev AddOn und Daten, die mit deaktivierter Einstellung „Journalbuchung nach Belegzeilen aufteilen“ erstellt worden sind, ausschließlich mit dem alten Datev AddOn generiert werden.

Wie lange muss die alte Schnittstelle vorgehalten werden?

Da aus Finanzprüfungssicht auch historische Daten prüfungsrelevant sind, müssen diese im Fall einer Prüfung ggfs. an den Steuerberater/Prüfer erneut in dem gleichen (historischen) Format übergeben werden. Daher sollten Sie das alte Datev AddOn bis zum Ablauf der für Sie relevanten Prüfungsfristen vorhalten.

Informationen entnommen aus SAP-Note „2527459 – Neues Datev AddOn und Datev Format“ Version 1 vom 05.09.2017 auf Deutsch
Die Version „SAP Business One Version 9.2 Patch 10″ ist laut SAP „Patch Delivery Schedule“ (SAP Note 2267770) zur Veröffentlichung geplant in der Woche 27. November – 1. Dezember 2017.

Wie wird die Einstellung „Journalbuchung nach Belegzeilen aufteilen“ aktiviert, und welche Auswirkungen auf vom System erstellte Journalbuchungen hat diese Einstellung?

Unter „Administration / Systeminitialisierung / Belegeinstellungen“, Reiter „Allgemein“ kann die Einstellung aktiviert werden (Bild 1). Wenn die Einstellung auf „Nicht aufgeteilt“ steht und eine Ausgangsrechnung hinzugefügt wird, werden Buchungszeilen der Journalbuchung nach Konto, Aufteilungsregel und Projekt zusammengefasst (Bild 2 & 3):

Wird die Einstellung auf „Aufgeteilt“ geändert, kommt zunächst eine Meldung, dass die Anzahl der Zeilen in Journalbuchungen stark erhöht wird (Bild 1). Die Journalbuchung wird somit nun massiv erweitert (Bild 2 & 3):

Installation / Konfiguration des neuen Datev2LW AddOns

Das neue Datev Addon ist neu als „Lightweight“ oder „vereinfachte Deployment“ AddOn, im Installationsordner, als ZIP Datei vorhanden. Dieses muss über den SAP Business One Extension Manager installiert werden. z.B.: https://<Servername>:40000/ExtensionManager

Erster Datev Export in SAP Business One