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Dokumenten Management

Archivieren per Mausklick
Behalten Sie ihre Informationen unter Kontrolle
In einem Unternehmen fallen heute tonnenweise Daten an. Des weiteren müssen gesetzliche Vorgaben und das wieder auffinden einfach und schnell garantiert werden können.

MDP EasyStore ermöglicht das einfache archivieren von Dateien innerhalb von SAP Business One.

Mit der fortschreitenden Digitalisierung werden mehr und mehr Dokumente erstellt, welche unter Kontrolle gehalten werden müssen. Sei es für die revisionssichere Archivierung von Belegen oder anderweitiger Korrespondenz.
Mit MDP EasyStore integrieren Sie das komplette Dokumenten Management direkt in SAP Business One.

Features

  • Allgemeine Funktionen
    • Hinzufügen von Dateien auf Objekte (Objektarten dynamisch erweiterbar)
      • Hinzufügen von Dateien via Dateiauswahl Dialog (Revisionssicher) 
      • Hinzufügen von Dateien/Emails/Emailanhänge mittels Drag and Drop (Revisionssicher)
      • Erkennung von Duplikaten
      • Hinzufügen von verknüpften Dateien als Verknüpfung
        • Verknüpfte Ordner sind extern gespeichert und sind somit nicht Revisionssicher
        • Verknüpfte Dateien werden analog normalen Dateien indexiert
      • Hinzufügen von Ordnern als Verknüpfung  
        • Verknüpfte Ordner sind extern gespeichert und sind somit nicht Revisionssicher
        • Die Ordner Struktur wird automatisch aufgelöst und vollständig indexiert 
    • Entfernen von Dateien/Verknüpfungen/Ordner auf Objekten
      Revisionssichere Dateien (gespeichert innerhalb von Datenbank) werden nur als gelöscht markiert und können später wiederhergestellt werden
    • Ersetzen von Dateien mittels Dateiauswahl Dialog / Drag and Drop 
      Daten werden als neue Version der zu ersetzenden Datei gespeichert
    • Definieren von Anhangart/Kommentar/SAP-Besitzer auf Datei-Ebene
    • Revisionssicher
      • Dateien werden in einer Datenbank abgelegt
      • Dateien können editiert werden und werden als neue Version hinzugefügt
        (Hängt von der Benutzerberechtigung ab)
      • Vorgängerversionen können über die Datei-Historie abgerufen werden
    • Berechtigungen für Dateizugriff auf Ebene:
      • Objekttyp z.B. Benutzer X hat keine Rechte für Dateien auf z.B. Angeboten, jedoch auf Aufträge
      • Objekt z.B. Benutzer X hat keine Rechte für Dateien auf spezifischem Angebot z.B. 1000001, jedoch auf 1000002
      • Datei z.B. Benutzer hat keine Berechtigung auf Datei «Testdatei.pdf», jedoch auf «Testdatei2.pdf»
    • Passwortschutz von Dateien
      Wenn ein Passwort für die Datei definiert ist kann der Benutzer die Datei ohne Passwort nicht öffnen
    • Verknüpfen von Dateien zu mehreren Objekten z.B. Datei «Testdatei.pdf» ist verknüpft auf Angebot 1000001 und auf Bestellung 9000001 
    • Volltextindexierung
      • Volltextindexierung mittels installierten IFilter z.B. PDF, Microsoft Word, Microsoft Excel, etc…
      • Volltextindexierung für Microsoft Outlook/Exchange Nachrichten inkl. Anhänge
      • Extrahieren von Microsoft Outlook/Exchange Nachrichten META Daten für erweiterte Suche nach Empfänger/Sender/Betreff/Anhänge
      • Volltextindexierung mittels OCR Texterkennung z.B gescannte Papierdokumente

  • Outlook Erweiterungen
    • Erstellen von neuen Emails von Objekt mit firmenspezifischer Referenz in Betreff
    • Outlook AddIn für das automatische archivieren von Emails beim Versenden / Erhalt 
    • Drag and Drop von Outlook Dateien
    • Drag and Drop von Outlook Anhängen

  • Erweiterte Suche
    • Volltextsuche
      Zentrale Suche nach Dateien, Ordnern, externen Dateien und verknüpften Objekten
    • Verschiedene Such Modis:
      • Standardsuche (Default) z.B. Suchen nach «ABC1013», sucht nach allem das den Suchbegriff enthält und oder mit diesem startet  
      • Exakt (Exact) z.B. Suchen nach «ABC1013», sucht nach allem das den Suchbegriff exakt so enthält
      • UND/ODER (and/or) z.B. Suchen nach «ABC1013 AND Ralf AND NOT Auftrag», sucht nach allem das den Suchbegriff «ABC1013» und «Ralf» enthält aber nicht den Begriff «Auftrag» 
      • Jeder (any) z.B Suchen nach «ABC1013 Ralf», sucht nach allem das den Begriff «ABC1013» oder «Ralf» explizit enthält
      • Jeder Fuzzy (Any Fuzzy) z.B Suchen nach «ABC1013 Ralf», sucht nach allem das den Begriff «ABC1013» oder «Ralf» enthält oder teilweise enthält
    • Erweiterter Filter
      Filter können kombiniert werden
      • Eingrenzen nach explizitem Datei-Verknüpfungs Objekttyp z.B. Angebot, Auftrag, Bestellung, etc…
      • Eingrenzen nach explizitem Objekt z.B. 1000001 
      • Eingrenzen nach Objekt verknüpftem Geschäftspartner/Artikel
      • Eingrenzen nach Objekt Status z.B. offen/geschlossen
      • Eingrenzen nach Objekt Datum z.B. Nur Belege vom 01.02.2018-15.02.2018
      • Eingrenzen mit explizitem Dateinamen
      • Eingrenzen mit Datumsbereich für das Dateidatum
        Das Dateidatum ist das Datum der letzten Änderung der Datei 
      • Eingrenzen mit Datumsbereich für das hochlade Datum der Datei
      • Eingrenzen nach Dateityp
        • Filter für Adobe PDF Dokumente
        • Filter für Microsoft Word/Excel Dokumente
        • Filter für Bilder
        • Filter für E-Mail
          Beim aktivieren dieses Filters kann zusätzlich nach Absender/Empfänger (Name oder Emailadresse oder Teile davon), Betreff und mit/ohne Anhang gefiltert werden

  • Automatische Coresuite Belegarchivierung
    Beim Druck oder versandt von Belegen in SAP Business One wird automatisch eine Archivdatei dem Objekt hinzugefügt

  • QR-Code Druck für Etikettendrucker 

  • Dateiimport Assistent
    Einlesen -> zuweisen -> importieren von Dateien
    • Einlesen von Dateien aus Ordner (vordefiniert oder manuell gewählt)
      Order können benutzerspezifisch sein
    • Allgemeiner Drag and Drop von Dateien oder aus Microsoft Outlook 
    • Automatische Objektzuweisung mittels:
      • Erkennung von spezifischen Dateidamen z.B. «Angebot_1000001_Testdatei.pdf» wird automatisch dem Angebot 1000001 vorzugewiesen.  
      • QR-Code/Barcode Erkennung (Aufteilungsassistent)
      • IFilter/OCR Volltextsuche
        Auslesen des Dateiinhalts und prüfen auf Indexserver für mögliche Objektverknüpfungen. 
        z.B. Die Datei «Testdatei.pdf» ist ein gescanntes Papierdokument und enthält eine Kundenreferenz «ABC1013» im Text. Auf dem Server wurde das benutzerdefinierte Feld «Kundenreferenz» vom Auftrag für den Objektsuchindex definiert. Der Auftrag 2000001 enthält die Referenz «ABC1013» in diesem Feld. Der Server gibt die Referenz zum gefundenen Auftrag zurück. 
    • Aufteilung/Sortier Assistent
      • Erstellen von Datei/Objekt Gruppen z.B.:
        Seite 1, 2 für Angebot 1000001 --> Gruppe 1
        Seite 3, 4 für Bestellung 9000003 --> Gruppe 2
      • Erstellen mehreren Dokumenten mittels Drag and Drop
      • Sortieren von Seiten mittels Drag and Drop
      • Vorschau von Dokumenten
      • Ändern der Objektzuweisung im Assistenten
      • Ändern des Dateinamens für aufgeteilte Datei
      • Wenn die originale Datei mittels der automatischen Aufteilung in mehrere Dokumente aufgeteilt wurde, werden diese im Assistent in dieser Gruppenkonstellation so aufgelöst
    • Manuelle Objektzuweisung
    • Automatisches aufteilen von PDF Dokumenten anhand von QR-Codes oder Barcodes Erkennung
      Beim Aufteilen werden in diesem Beispiel 2 Dokumente für die Seiten 1, 2 und 3, 4 erstellt und dem jeweiligen Objekt (Angebot 1000001 und Lieferschein 4000002) vorzugewiesen
      «Testdatei.pdf» mit 4 Seiten:
      • 1 ein unterschriebenes Angebot mit der Nummer 1000001 und einem QR-Code/Barcode für dieses
      • 2 eine Kundenzeichnung für Angebot von Seite 1
      • 3 ein unterschriebener Lieferschein mit der Nummer 4000002 und einem QR-Code/Barcode für dieses
      • 4 Zollpapiere für den Lieferschein von Seite 3

  • Dateiimport von SAP Business One original Dateianhängen mit Assistenten
 


Einführung

Hilfe (Einleitungsvideos)